Contabilidade e finanças. Para um auxiliar administrativo, compreender as noções básicas de contabilidade e finanças é um diferencial importante.
Mesmo sem ser um especialista na área, conhecer conceitos essenciais ajuda a desempenhar atividades como o controle de fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e organização de relatórios financeiros.
Neste módulo, exploraremos as principais noções financeiras e contábeis que facilitam o dia a dia no escritório e ajudam o auxiliar administrativo a atuar de forma mais completa e estratégica.
Contabilidade e finanças
Quer entender como a contabilidade e as finanças podem melhorar sua eficiência no trabalho? Confira o conteúdo completo e aprenda como aplicar esses conceitos no seu dia a dia!
A importância das noções de contabilidade e finanças para o auxiliar administrativo
O auxiliar administrativo frequentemente lida com tarefas que envolvem números e documentos financeiros. Com noções de contabilidade e finanças, é possível:
Evitar erros: O conhecimento básico evita erros em relatórios, organização de despesas e controle de caixa.
Facilitar a comunicação com o setor financeiro: Entender a linguagem contábil facilita a interação com a equipe financeira, tornando a comunicação mais precisa.
Auxiliar no planejamento financeiro: Conhecimentos em finanças ajudam o auxiliar administrativo a contribuir com o planejamento e o controle financeiro da empresa.
Conceitos fundamentais de contabilidade
A contabilidade é uma ciência que registra, organiza e interpreta as informações financeiras de uma empresa. Para o auxiliar administrativo, alguns conceitos básicos são essenciais para um bom desempenho:
- Ativos e Passivos
- Ativos são os bens e direitos que a empresa possui e que geram benefícios econômicos, como equipamentos e contas a receber.
- Passivos são as obrigações financeiras da empresa, como dívidas e contas a pagar.
- Importância: O auxiliar administrativo pode identificar e registrar corretamente as contas de ativos e passivos, contribuindo para um balanço patrimonial bem organizado.
- Patrimônio líquido
- Refere-se ao valor total dos ativos da empresa, subtraindo-se os passivos. Em outras palavras, é o valor que a empresa possui após pagar todas as suas dívidas.
- Exemplo: Se a empresa tem R$100.000 em ativos e R$60.000 em passivos, o patrimônio líquido é R$40.000.
- Receitas e despesas
- Receitas: São os valores que entram na empresa, seja por meio de vendas, serviços ou outros ganhos.
- Despesas: São os custos e gastos necessários para manter a empresa funcionando, como salários, contas de luz e despesas administrativas.
- Importância: Saber diferenciar receita de despesa ajuda o auxiliar administrativo a organizar o fluxo de caixa de forma correta.
- Balanço patrimonial
- O balanço patrimonial é um documento que resume os ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa, fornecendo uma visão clara da sua saúde financeira.
- Uso prático: Mesmo sem ser responsável por elaborar o balanço, o auxiliar administrativo pode fornecer informações precisas para a equipe contábil.
Princípios básicos de finanças
A área de finanças envolve a administração do dinheiro e dos investimentos da empresa. Compreender alguns princípios financeiros permite ao auxiliar administrativo gerenciar melhor as operações do dia a dia.
- Controle de fluxo de caixa
- O fluxo de caixa consiste no controle de todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa em um determinado período.
- Importância: Manter o fluxo de caixa em dia ajuda a empresa a planejar despesas e identificar eventuais problemas financeiros.
- Dica prática: Utilize planilhas ou softwares para registrar todas as movimentações financeiras, facilitando o acompanhamento.
- Planejamento financeiro
- O planejamento financeiro define metas e estratégias para manter a empresa financeiramente saudável.
- Aplicação no cotidiano: O auxiliar administrativo pode contribuir sugerindo otimizações de custos e controle de despesas, especialmente com relação a materiais de escritório e outros insumos.
- Orçamento
- O orçamento define um valor limite de despesas para a empresa ou setores específicos, baseado no planejamento financeiro.
- Dica: O auxiliar administrativo deve respeitar o orçamento determinado e colaborar com a equipe para manter os gastos dentro do previsto.
- Previsão de receitas e despesas
- Consiste na estimativa de ganhos e custos futuros da empresa, ajudando no planejamento e controle financeiro.
- Como ajudar: O auxiliar pode participar da coleta de dados para essas previsões, contribuindo com informações sobre gastos recorrentes.
Ferramentas de gestão financeira
Existem diversas ferramentas que facilitam a gestão financeira e contábil, e que podem ser usadas pelo auxiliar administrativo para um trabalho mais organizado:
- Planilhas de controle financeiro
- Planilhas de Excel ou Google Sheets são úteis para o registro de despesas, receitas e fluxo de caixa. Elas permitem uma visão clara do financeiro, com fácil acesso a relatórios e gráficos.
- Softwares de gestão contábil
- Programas como ContaAzul e Totvs ajudam na organização de finanças, controle de estoque e emissão de notas fiscais.
- Dica: Aprender o básico desses softwares aumenta a eficiência do auxiliar administrativo, que pode usá-los para diversas tarefas financeiras.
- Sistemas de ERP (enterprise resource planning)
- ERPs são sistemas integrados que centralizam diversas operações da empresa, incluindo as áreas financeira e contábil.
- Exemplo: O sistema SAP é um ERP amplamente usado para integração financeira e pode ser útil para o auxiliar entender o fluxo financeiro da empresa.
Boas práticas de controle financeiro
O controle financeiro é uma parte essencial da rotina do auxiliar administrativo. Abaixo, algumas boas práticas para garantir uma gestão eficiente:
- Organização e armazenamento de documentos
- Mantenha documentos fiscais, notas e comprovantes sempre organizados e arquivados em pastas digitais ou físicas.
- Dica Prática: Crie pastas específicas para cada tipo de documento e mantenha os arquivos atualizados.
- Registro diário de entradas e saídas
- O registro diário de movimentações ajuda a ter uma visão precisa das finanças e evita problemas com desorganização de dados.
- Dica: Separe um momento do dia para atualizar as planilhas ou softwares de controle.
- Acompanhe os gastos recorrentes e eventuais para evitar despesas desnecessárias.
- Dica: Sempre que possível, renegocie contratos com fornecedores para reduzir custos.
- Comunicação com a equipe contábil
- Mantenha um bom relacionamento com a equipe contábil, fornecendo informações de forma precisa e colaborando com o fechamento contábil.
No próximo artigo, abordaremos sobre Ferramentas e Softwares de Escritório para escritórios.
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