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Noções de contabilidade e finanças: o essencial para auxiliares administrativos

Contabilidade e finanças. Para um auxiliar administrativo, compreender as noções básicas de contabilidade e finanças é um diferencial importante.

Mesmo sem ser um especialista na área, conhecer conceitos essenciais ajuda a desempenhar atividades como o controle de fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e organização de relatórios financeiros.

Neste módulo, exploraremos as principais noções financeiras e contábeis que facilitam o dia a dia no escritório e ajudam o auxiliar administrativo a atuar de forma mais completa e estratégica.

Contabilidade e finanças

Quer entender como a contabilidade e as finanças podem melhorar sua eficiência no trabalho? Confira o conteúdo completo e aprenda como aplicar esses conceitos no seu dia a dia!

A importância das noções de contabilidade e finanças para o auxiliar administrativo

O auxiliar administrativo frequentemente lida com tarefas que envolvem números e documentos financeiros. Com noções de contabilidade e finanças, é possível:

Evitar erros: O conhecimento básico evita erros em relatórios, organização de despesas e controle de caixa.

Facilitar a comunicação com o setor financeiro: Entender a linguagem contábil facilita a interação com a equipe financeira, tornando a comunicação mais precisa.

Auxiliar no planejamento financeiro: Conhecimentos em finanças ajudam o auxiliar administrativo a contribuir com o planejamento e o controle financeiro da empresa.

Conceitos fundamentais de contabilidade

A contabilidade é uma ciência que registra, organiza e interpreta as informações financeiras de uma empresa. Para o auxiliar administrativo, alguns conceitos básicos são essenciais para um bom desempenho:

  1. Ativos e Passivos
    • Ativos são os bens e direitos que a empresa possui e que geram benefícios econômicos, como equipamentos e contas a receber.
    • Passivos são as obrigações financeiras da empresa, como dívidas e contas a pagar.
    • Importância: O auxiliar administrativo pode identificar e registrar corretamente as contas de ativos e passivos, contribuindo para um balanço patrimonial bem organizado.
  2. Patrimônio líquido
    • Refere-se ao valor total dos ativos da empresa, subtraindo-se os passivos. Em outras palavras, é o valor que a empresa possui após pagar todas as suas dívidas.
    • Exemplo: Se a empresa tem R$100.000 em ativos e R$60.000 em passivos, o patrimônio líquido é R$40.000.
  3. Receitas e despesas
    • Receitas: São os valores que entram na empresa, seja por meio de vendas, serviços ou outros ganhos.
    • Despesas: São os custos e gastos necessários para manter a empresa funcionando, como salários, contas de luz e despesas administrativas.
    • Importância: Saber diferenciar receita de despesa ajuda o auxiliar administrativo a organizar o fluxo de caixa de forma correta.
  4. Balanço patrimonial
    • O balanço patrimonial é um documento que resume os ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa, fornecendo uma visão clara da sua saúde financeira.
    • Uso prático: Mesmo sem ser responsável por elaborar o balanço, o auxiliar administrativo pode fornecer informações precisas para a equipe contábil.

Princípios básicos de finanças 

A área de finanças envolve a administração do dinheiro e dos investimentos da empresa. Compreender alguns princípios financeiros permite ao auxiliar administrativo gerenciar melhor as operações do dia a dia.

  1. Controle de fluxo de caixa
    • O fluxo de caixa consiste no controle de todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa em um determinado período.
    • Importância: Manter o fluxo de caixa em dia ajuda a empresa a planejar despesas e identificar eventuais problemas financeiros.
    • Dica prática: Utilize planilhas ou softwares para registrar todas as movimentações financeiras, facilitando o acompanhamento.
  2. Planejamento financeiro
    • O planejamento financeiro define metas e estratégias para manter a empresa financeiramente saudável.
    • Aplicação no cotidiano: O auxiliar administrativo pode contribuir sugerindo otimizações de custos e controle de despesas, especialmente com relação a materiais de escritório e outros insumos.
  3. Orçamento
    • O orçamento define um valor limite de despesas para a empresa ou setores específicos, baseado no planejamento financeiro.
    • Dica: O auxiliar administrativo deve respeitar o orçamento determinado e colaborar com a equipe para manter os gastos dentro do previsto.
  4. Previsão de receitas e despesas
    • Consiste na estimativa de ganhos e custos futuros da empresa, ajudando no planejamento e controle financeiro.
    • Como ajudar: O auxiliar pode participar da coleta de dados para essas previsões, contribuindo com informações sobre gastos recorrentes.

Ferramentas de gestão financeira

Existem diversas ferramentas que facilitam a gestão financeira e contábil, e que podem ser usadas pelo auxiliar administrativo para um trabalho mais organizado:

  1. Planilhas de controle financeiro
    • Planilhas de Excel ou Google Sheets são úteis para o registro de despesas, receitas e fluxo de caixa. Elas permitem uma visão clara do financeiro, com fácil acesso a relatórios e gráficos.
  2. Softwares de gestão contábil
    • Programas como ContaAzul e Totvs ajudam na organização de finanças, controle de estoque e emissão de notas fiscais.
    • Dica: Aprender o básico desses softwares aumenta a eficiência do auxiliar administrativo, que pode usá-los para diversas tarefas financeiras.
  3. Sistemas de ERP (enterprise resource planning)
    • ERPs são sistemas integrados que centralizam diversas operações da empresa, incluindo as áreas financeira e contábil.
    • Exemplo: O sistema SAP é um ERP amplamente usado para integração financeira e pode ser útil para o auxiliar entender o fluxo financeiro da empresa.

Boas práticas de controle financeiro

O controle financeiro é uma parte essencial da rotina do auxiliar administrativo. Abaixo, algumas boas práticas para garantir uma gestão eficiente:

  1. Organização e armazenamento de documentos
    • Mantenha documentos fiscais, notas e comprovantes sempre organizados e arquivados em pastas digitais ou físicas.
    • Dica Prática: Crie pastas específicas para cada tipo de documento e mantenha os arquivos atualizados.
  2. Registro diário de entradas e saídas
    • O registro diário de movimentações ajuda a ter uma visão precisa das finanças e evita problemas com desorganização de dados.
    • Dica: Separe um momento do dia para atualizar as planilhas ou softwares de controle.
      • Acompanhe os gastos recorrentes e eventuais para evitar despesas desnecessárias.
      • Dica: Sempre que possível, renegocie contratos com fornecedores para reduzir custos.
  3. Comunicação com a equipe contábil
    • Mantenha um bom relacionamento com a equipe contábil, fornecendo informações de forma precisa e colaborando com o fechamento contábil.

No próximo artigo, abordaremos sobre Ferramentas e Softwares de Escritório para escritórios.

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