Rotinas de RH. O departamento pessoal e as rotinas de RH desempenham um papel crucial na administração de uma empresa.
São os responsáveis por gerenciar os processos relacionados aos colaboradores, como recrutamento, seleção, folha de pagamento, benefícios, controle de ponto e muito mais.
Para auxiliares administrativos que lidam com essas funções, é fundamental compreender cada uma dessas etapas para garantir a conformidade com a legislação e a eficiência dos processos internos.
Rotinas de RH
Explorar agora as principais rotinas de RH e departamento pessoal que todo auxiliar administrativo deve conhecer.
Vamos também discutir as melhores práticas e ferramentas para otimizar a gestão de pessoas e garantir a satisfação dos colaboradores, além de como essas rotinas impactam diretamente o sucesso da empresa.
O que são as rotinas de RH e departamento pessoal? As rotinas de RH englobam todas as atividades que envolvem a gestão de pessoas dentro de uma organização.
Já o departamento pessoal está mais focado nos processos burocráticos relacionados ao registro de funcionários, pagamento de salários, benefícios e outras demandas administrativas.
Entre as funções essenciais de RH e departamento pessoal, destacam-se:
Recrutamento e seleção: Atração e contratação de talentos para a empresa.
Folha de pagamento: Processamento do pagamento de salários, incluindo descontos e benefícios.
Controle de ponto: Acompanhamento das horas trabalhadas pelos colaboradores.
Benefícios e encargos sociais: Gestão de benefícios como vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, entre outros.
Gestão de desempenho: Avaliação do desempenho dos colaboradores e plano de desenvolvimento.
Essas atividades são vitais para a gestão de pessoas e o bom funcionamento de qualquer organização.
As principais atividades do departamento pessoal
Recrutamento e seleção
O recrutamento e a seleção de candidatos são etapas fundamentais nas rotinas de RH. O objetivo é encontrar o profissional mais qualificado para a vaga e garantir que ele se encaixe bem na cultura da empresa. O processo inclui:
- Análise de currículos.
- Entrevistas de seleção.
- Aplicação de testes (psicológicos, técnicos, entre outros).
- Oferta de emprego e admissão do colaborador.
Ferramentas como o LinkedIn e sites de recrutamento são amplamente utilizadas para divulgar vagas e encontrar candidatos qualificados.
Admissão de Funcionários
A admissão de novos colaboradores é uma das rotinas mais importantes no departamento pessoal. Isso inclui:
- Elaboração do contrato de trabalho.
- Cadastro no sistema de folha de pagamento.
- Registro no eSocial.
- Entrega de documentos obrigatórios (como RG, CPF, comprovante de residência).
É fundamental que todas as etapas da admissão de funcionários sigam as normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e os requisitos legais, garantindo que não haja problemas futuros para a empresa ou para o colaborador.
Folha de Pagamento
O processo de folha de pagamento envolve o cálculo e o pagamento dos salários dos colaboradores, levando em consideração:
- Salário bruto.
- Descontos obrigatórios (INSS, IRRF, entre outros).
- Benefícios (vale-refeição, vale-transporte, plano de saúde).
- Hora extra.
- Férias e 13º salário.
O controle de folha de pagamento é um dos aspectos mais delicados das rotinas de RH, pois envolve a conformidade com a legislação trabalhista e a satisfação dos colaboradores com a pontualidade e a precisão dos pagamentos.
Controle de ponto e jornada de trabalho
O controle de ponto é essencial para o monitoramento da jornada de trabalho dos colaboradores. Ele pode ser feito de diversas formas, como:
- Ponto eletrônico.
- Planilhas de controle manual.
- Aplicativos e sistemas de gestão de ponto.
A empresa deve garantir que os registros de entrada, saída e horas extras sejam precisos para evitar problemas com o Ministério do Trabalho e garantir que os direitos dos funcionários sejam respeitados.
Gestão de benefícios
A gestão de benefícios é uma das atividades mais importantes do departamento pessoal, pois tem impacto direto na satisfação e motivação dos colaboradores. Entre os principais benefícios oferecidos pelas empresas estão:
- Vale-transporte.
- Vale-refeição.
- Plano de saúde.
- Seguro de vida.
O departamento pessoal deve gerenciar esses benefícios, garantindo que todos os colaboradores recebam o que lhes é devido e dentro dos prazos estipulados.
Rescisão de contrato e férias
Quando um colaborador deixa a empresa, é necessário realizar o processo de rescisão de contrato, que envolve o cálculo de férias, 13º salário, saldo de salários e multas rescisórias, além de preencher a guias de rescisão (TRCT, FGTS, etc.).
Da mesma forma, a gestão de férias deve ser controlada para evitar conflitos e garantir que todos os colaboradores tirem suas férias conforme o previsto pela CLT.
Ferramentas para otimizar as rotinas de RH e departamento pessoal
Hoje, diversas ferramentas e softwares podem facilitar e otimizar as rotinas de RH e departamento pessoal, tornando os processos mais rápidos e evitando erros humanos.
Algumas dessas ferramentas incluem:
Sistemas de folha de pagamento
Ferramentas como Senior Sistemas, Totvs e Folha Certa permitem que os gestores de RH calculam e processem automaticamente a folha de pagamento. Elas também gerenciam encargos sociais e benefícios, além de integrar com o eSocial.
Sistemas de controle de ponto
Programas como PontoSec, ponto fácil e RepSys ajudam no controle da jornada de trabalho dos colaboradores, automatizando o cálculo das horas trabalhadas e horas extras.
Plataformas de recrutamento
Para otimizar o recrutamento e seleção, plataformas como LinkedIn, Catho e Indeed ajudam a divulgar vagas e a fazer a triagem de currículos, além de permitir entrevistas online.
Sistemas de gestão de benefícios
Ferramentas como Benner e Benefit Systems facilitam a gestão de benefícios corporativos, permitindo que a empresa organize e controle a distribuição de vale-transporte, vale-refeição e planos de saúde, por exemplo.
Dicas para melhorar as rotinas de RH
Automatize processos: Utilize softwares de RH para automatizar tarefas como folha de pagamento, controle de ponto e admissão, economizando tempo e evitando erros.
Invista em treinamento: Garanta que sua equipe de departamento pessoal esteja sempre atualizada com as mudanças na legislação trabalhista e em novas ferramentas de gestão.
Faça uma boa gestão de benefícios: Ofereça benefícios que atraiam e mantenham bons talentos, e garanta que todos os direitos dos colaboradores sejam respeitados.
Mantenha registros organizados: Use sistemas digitais para armazenar documentos como contratos, holerites e rescisões, facilitando o acesso e evitando problemas legais.
Leia também
Noções de contabilidade e finanças:
Siga e compartilhe com seus amigos.